Засвідчення вірності копій документів

У ст.75 Закону України «Про нотаріат» встановлено, що нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Існують такі способи засвідчення копій документів:

1.            нотаріальне засвідчення копії документа;

2.            засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади;

3.            засвідчення копії документа фізичною особою.

Засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади:

Засвідчення копій документів, що видаються органами державної влади, здійснюється на підставі Стандарту № 55 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації». Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу. Винятки: установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, тощо), у разі підготовки цих документів для надання судовим органам, щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників.

Вимоги до засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади:

На лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша копії документа, яка засвідчується, проставляється штамп «Копія». Напис про засвідчення копії документа проставляється нижче реквізиту «Підпис» і складається з:

  *  слів «Згідно з оригіналом»;

  *  найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища;

 *   дати засвідчення копії.

Напис про засвідчення копії документа скріплюється печаткою із зазначенням найменування установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (відділу діловодства, кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

• Засвідчення копії документа фізичною особою:

Законодавством України не регламентований порядок засвідчення копій документів фізичними особами. Рекомендується на таких копіях проставляти:

• відмітку «Згідно з оригіналом»;
• особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище;